No empieces preparando la presentación visual

Te han encargado realizar una presentación sobre los resultados de ventas ante el comité de dirección o sobre un nuevo producto ante un cliente. ¿Por donde empiezas? La mayoría de las personas abrirá el PowerPoint y empezarán a crear diapositivas con las ideas a exponer. Algunos harán un esquema inicial antes de empezar a crear las diapositivas. Pero muy pocos prepararán la presentación antes de elaborar las ayudas visuales.

Presentación ≠ presentación visual

• No confundas la presentación visual con la presentación:
• Nunca empieces a preparar una presentación por las diapositivas (el PowerPoint).
• La presentación visual es una AYUDA, no es la presentación. Presentación es el conjunto de lo que tu expones: contenido, ayudas visuales, exposición oral…
• Las diapositivas están para apoyar tu mensaje, no al revés.
• El público debe seguirte a ti, no la presentación visual.

Piensalo por un momento, si lo importante de tu presentación fuese el power point, para que te habrían encargado realizar una presentación, serviría con enviar el documento via email a tu audiencia y cada uno podría leerlo en el momento que consideren mas oportuno. El objetivo de tu presentación no es leer un power point.

Un error de base muy común es comenzar a preparar la presentación por las diapositivas.

Por eso comienza preparando tu exposición: qué vas a decir y cómo lo vas a decir. Solo cuando tengas preparada tu presentación comienza a elaborar la presentación visual que apoyará tus palabras.

Presentacion visual  ≠  tus notas

Si apoyas tu exposición con un PowerPoint, prezzi, etc, no elabores esa presentación como si fuesen tus notas. La tentación de realizar la presentación visual como un esquema que nos sirva para orientarnos durante la presentación es muy grande, con la excusa de que así también orientaremos a nuestro público. Pero nada más lejos de la realidad. En lugar de orientar a nuestra audiencia la desorientaremos porque no sabrán si atender a las diapositivas o a nuestra exposición, no sabrán si leer o escuchar.

Tus notas, escríbelas en una hoja, sólo para tí, con toda la información que necesites.

Cada documento tiene unas carecteristicas diferentes porque está destinado a un uso diferente. Las notas nos sirven para guiarnos durante la presentación, el público no tiene porque conocer nuestras notas. En ellas anotaremos las ideas claves (también se pueden utilizar dibujos, esquemas…) que nos servirán para acordarnos de lo que vamos a contar a continuación. Es un documento para nuestro uso privado que el público no tiene porque conocer. Esto nos da libertad para expresarnos en las notas de la forma que más nos convenga para activar nuestra memoria y seguir el hilo de la presentación.

Presentacion visual ≠ informe entregable al público

Las diapositivas tampoco son el informe con información para entregar al público.

Si el público espera que se le entregue material adicional sobre la presentación al finalizar no entregues el powerpoint. Si el contenido de tu presentación visual está bien elaborado tendría que ser de poco valor si no va acompañado de tus palabras.

Preparar 3 documentos diferentes puede parecer mucho trabajo adicional, sin embargo no lo es ya que te resultará mucho mas sencillo preparar cada de ellos. En lugar de tener que preocuparte de aunar los objetivos de todos ellos en la presentación visual, te resultará mucho mas sencillo crear cada uno de ellos con su objetivo concreto:

• NOTAS: Guiarte durante la presentación
• PRESENTACIÓN VISUAL: apoyar tus palabras durante la exposición
• ENTREGABLES: facilitar material para que los asistentes dispongan de la información posteriormente a la presentación, puede ser un resumen de lo expuesto o material adicional que complementa la exposición.

¿Ya tienes el contenido de tu exposición listo? Ahora es el momento de preparar el PowertPoint. Mañana te explicaremos las bases de una buena presentación visual.

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